صفر تا صد برگزاری نمایشگاه؛ راهنمای کامل از ایده تا اجرای موفق

برگزاری نمایشگاه از شناخت بازار و تعیین هدف شروع می شود و با برنامه ریزی، بودجه بندی، انتخاب زمان و مکان، دریافت مجوز، جذب غرفه گذار و بازدیدکننده، اجرای رویداد و ارزیابی نتایج ادامه پیدا می کند. یک نمایشگاه موفق زمانی شکل می گیرد که تمام این مراحل به صورت یک پروژه واحد مدیریت شوند، نه مجموعه ای از کارهای جدا از هم.

بسیاری از افراد وقتی درباره برگزاری نمایشگاه صحبت می کنند، ابتدا به سالن، غرفه سازی و روز افتتاح فکر می کنند. در حالی که بخش اصلی موفقیت یک نمایشگاه مدت ها قبل از باز شدن درهای سالن تعیین شده است.

اینکه چه صنعتی برای نمایشگاه انتخاب شود، چه شرکت هایی حاضر به مشارکت باشند، بازدیدکننده واقعی چه کسی باشد، نمایشگاه چه مزیتی نسبت به رویدادهای مشابه داشته باشد و درآمد آن از چه مسیری تامین شود، سوالاتی هستند که باید پیش از ورود به اجرای سنگین پاسخ داده شوند.

نمایشگاه را می توان یک بازار موقت دانست؛ بازاری که برای چند روز، عرضه کنندگان، خریداران، متخصصان، سرمایه گذاران، رسانه ها و تصمیم گیرندگان یک حوزه را در کنار یکدیگر قرار می دهد.

هرچه این ترکیب دقیق تر طراحی شود، احتمال موفقیت نمایشگاه بیشتر خواهد بود.

در این راهنما فرآیند صفر تا صد برگزاری نمایشگاه را به صورت مرحله به مرحله بررسی می کنیم.

برگزاری نمایشگاه دقیقا یعنی چه؟

برگزاری نمایشگاه فقط فراهم کردن یک فضای فیزیکی برای حضور شرکت ها نیست.

برگزارکننده باید بتواند چند جریان را به صورت همزمان مدیریت کند:

• حضور غرفه گذاران
• جذب بازدیدکنندگان
• جریان مالی پروژه
• تبلیغات و روابط عمومی
• عملیات اجرایی
• زیرساخت و خدمات
• برنامه های جانبی
• ارتباطات تجاری
• جمع آوری و تحلیل داده ها

اگر یکی از این جریان ها ضعیف باشد، ممکن است تاثیر آن در کل نمایشگاه دیده شود.

برای مثال، ممکن است سالن مناسب باشد و تعداد زیادی شرکت نیز غرفه گرفته باشند، اما اگر بازدیدکننده هدف وارد نمایشگاه نشود، غرفه گذاران احتمالا نتیجه مورد انتظارشان را دریافت نمی کنند.

در مقابل، ممکن است تبلیغات بسیار موفق باشد و بازدید زیادی ایجاد شود، اما به دلیل جانمایی نامناسب، مدیریت ضعیف ورودی یا مشکلات اجرایی، تجربه مخاطب آسیب ببیند.

بنابراین برگزاری نمایشگاه یعنی طراحی و مدیریت یک اکوسیستم تجاری موقت.

مراحل برگزاری نمایشگاه در یک نگاه

مسیر کلی برگزاری یک نمایشگاه را می توان به شکل زیر خلاصه کرد:

1. بررسی ایده و نیاز بازار
2. تحقیقات بازار و رقبا
3. تعیین هدف و KPI
4. انتخاب نوع نمایشگاه
5. طراحی مدل درآمدی
6. تدوین بودجه
7. تهیه برنامه زمان بندی
8. انتخاب تاریخ مناسب
9. انتخاب محل برگزاری
10. بررسی و دریافت مجوزهای لازم
11. تشکیل تیم اجرایی
12. طراحی پلان نمایشگاه
13. شناسایی و جذب غرفه گذاران
14. طراحی پکیج اسپانسرینگ
15. بازاریابی نمایشگاه
16. جذب بازدیدکنندگان هدف
17. برنامه ریزی روابط عمومی
18. طراحی تجربه مخاطب
19. آماده سازی عملیات اجرایی
20. مدیریت روزهای برگزاری
21. مدیریت ریسک
22. جمع آوری اطلاعات
23. ارزیابی عملکرد
24. تهیه گزارش نهایی
25. شروع برنامه ریزی برای دوره بعد

1. ایده نمایشگاه را قبل از اجرا اعتبارسنجی کنید

اولین سوال نباید این باشد:

«چه سالنی بگیریم؟»

سوال مهم تر این است:

آیا بازار واقعا به این نمایشگاه نیاز دارد؟

ممکن است یک صنعت بزرگ باشد اما بازار آن ظرفیت برگزاری یک رویداد جدید را نداشته باشد.

ممکن است چند نمایشگاه شناخته شده در همان حوزه فعالیت کنند و شرکت ها بودجه خود را برای حضور در همان رویدادها اختصاص داده باشند.

یا ممکن است موضوع نمایشگاه مناسب باشد اما زمان برگزاری آن اشتباه انتخاب شود.

قبل از تصمیم جدی، باید حداقل سه گروه بررسی شوند.

غرفه گذاران احتمالی

چه شرکت هایی می توانند در نمایشگاه حضور پیدا کنند؟

فهرست اولیه باید بسیار بزرگ تر از تعداد غرفه های مورد نیاز باشد.

اگر برای پر کردن 100 غرفه فقط 110 شرکت بالقوه وجود داشته باشند، پروژه از همان ابتدا با ریسک زیادی روبرو است.

بازدیدکنندگان احتمالی

چه کسی باید برای دیدن نمایشگاه وقت بگذارد؟

• مدیر خرید؟
• تولیدکننده؟
• توزیع کننده؟
• سرمایه گذار؟
• مهندس؟
• مصرف کننده نهایی؟

هرچه پاسخ مشخص تر باشد، طراحی نمایشگاه آسان تر خواهد شد.

رقبا

چه نمایشگاه هایی در همین صنعت برگزار می شوند؟

زمان آنها چه موقع است؟

چه شرکت هایی در آنها حضور دارند؟

چه مزیتی ایجاد کرده اند؟

بازار چه انتظاری از آنها دارد؟

هدف از بررسی رقبا کپی کردن نیست؛ هدف این است که بفهمیم جای خالی بازار کجاست.

2. هدف نمایشگاه را قابل اندازه گیری تعریف کنید

«می خواهیم یک نمایشگاه موفق برگزار کنیم» هدف نیست.

موفقیت باید قابل اندازه گیری باشد.

برای مثال:

• جذب 120 شرکت
• حضور 5 هزار بازدیدکننده تخصصی
• دعوت از 300 مدیر خرید
• برگزاری 400 جلسه تجاری
• جذب 10 اسپانسر
• دستیابی به درصد مشخصی از تمدید غرفه
• جذب شرکت از چند کشور
• ایجاد حجم مشخصی از پوشش رسانه ای

اهداف پروژه مسیر بسیاری از تصمیم های بعدی را تعیین می کنند.

اگر هدف اصلی جذب خریداران صنعتی باشد، بازاریابی نمایشگاه باید کاملا متفاوت از یک رویداد عمومی طراحی شود.

اگر هدف بین المللی شدن نمایشگاه باشد، تیم باید از ابتدا به سراغ شرکت های خارجی، هیات های تجاری، مترجمان، خدمات بین المللی و برنامه B2B برود.

3. مشخص کنید چه نوع نمایشگاهی برگزار می کنید

همه نمایشگاه ها با یک مدل اجرا نمی شوند.

نمایشگاه می تواند:

• تخصصی
• عمومی
• تجاری
• صنعتی
• بین المللی
• B2B
• B2C
• صادراتی
• فناوری محور

باشد.

برای مثال، در یک نمایشگاه B2B ممکن است 5 هزار بازدیدکننده تخصصی بسیار ارزشمندتر از 50 هزار بازدیدکننده عمومی باشند.

در نمایشگاه عمومی شرایط می تواند متفاوت باشد و حجم مخاطب اهمیت بیشتری پیدا کند.

در نمایشگاه بین المللی نیز موضوعاتی مانند حضور شرکت های خارجی، حمل کالا، خدمات گمرکی، مترجم، هیات تجاری و جلسات بین المللی به پروژه اضافه می شوند.

بنابراین تعیین نوع نمایشگاه یک تصمیم ساده اسمی نیست؛ روی مدل کل پروژه اثر می گذارد.

4. ارزش پیشنهادی نمایشگاه را مشخص کنید

چرا یک شرکت باید برای حضور در نمایشگاه شما پول پرداخت کند؟

این یکی از مهم ترین سوالات پروژه است.

پاسخ ضعیف:

«چون نمایشگاه بزرگی برگزار می کنیم.»

پاسخ بهتر:

«چون مجموعه ای از خریداران، توزیع کنندگان و تصمیم گیرندگان این صنعت را در یک بازه زمانی مشخص در اختیار شرکت قرار می دهیم.»

غرفه گذار در واقع متر مربع نمی خرد.

او دسترسی به بازار می خرد.

به همین دلیل ارزش پیشنهادی نمایشگاه باید مشخص کند:

• چه مخاطبانی حضور خواهند داشت؟
• چرا حضور آنها برای غرفه گذار مهم است؟
• چه فرصت هایی برای مذاکره ایجاد می شود؟
• چه برنامه تبلیغاتی اجرا می شود؟
• چه تفاوتی با نمایشگاه های دیگر وجود دارد؟

5. مدل اقتصادی نمایشگاه را طراحی کنید

نمایشگاه یک پروژه اقتصادی است و باید قبل از اجرا مشخص باشد درآمد آن از کجا تامین خواهد شد.

رایج ترین منابع درآمد عبارتند از:

فروش فضای نمایشگاهی

اصلی ترین منبع درآمد بسیاری از نمایشگاه ها.

اسپانسرینگ

شرکت ها می توانند در مقابل دریافت فرصت های تبلیغاتی یا تجاری، بخشی از هزینه رویداد را تامین کنند.

خدمات تبلیغاتی

تابلوها، فضای دیجیتال، تبلیغات سالن، تبلیغات داخل کاتالوگ یا رسانه نمایشگاه.

برنامه های ویژه

کنفرانس، کارگاه، جلسات تجاری یا برنامه های اختصاصی نیز می توانند مدل مالی متفاوتی داشته باشند.

خدمات جانبی

بسته به نوع نمایشگاه، خدمات مختلفی می توانند درآمد جانبی ایجاد کنند.

قبل از اجرای پروژه باید مشخص شود چه میزان از درآمد پیش بینی شده از هر بخش تامین می شود.

6. بودجه برگزاری نمایشگاه را واقعی ببندید

هزینه نمایشگاه فقط اجاره سالن نیست.

معمولا هزینه ها در چند گروه اصلی قرار می گیرند.

محل برگزاری

• اجاره فضا
• سالن های جانبی
• اتاق جلسات
• پارکینگ
• خدمات محل

طراحی و آماده سازی

• طراحی فضا
• غرفه سازی
• دکوراسیون
• تابلوها و عناصر بصری
• آماده سازی محیط

زیرساخت

• برق
• اینترنت
• تجهیزات صوتی
• نور
• سیستم ثبت نام
• تجهیزات فنی

نیروی انسانی

• تیم اجرایی
• پذیرش
• پشتیبانی
• خدمات
• نیروهای فنی
• امنیت

بازاریابی

• تبلیغات دیجیتال
• روابط عمومی
• تولید محتوا
• رسانه
• طراحی
• چاپ

عملیات

• تابلوها
• کارت ها
• تجهیزات ورودی
• اطلاع رسانی
• خدمات غرفه گذاران

در کنار بودجه اصلی، همیشه بخشی برای هزینه های پیش بینی نشده در نظر گرفته شود.

پروژه هایی که با بودجه کاملا فشرده شروع می شوند، در روزهای پایانی معمولا با فشار بیشتری روبرو خواهند شد.

7. نقطه سر به سر نمایشگاه را محاسبه کنید

یکی از عددهایی که برگزارکننده باید خیلی زود بداند، نقطه سر به سر یا Break-even است.

یعنی:

حداقل چه میزان درآمد لازم است تا هزینه های پروژه پوشش داده شود؟

فرض کنید بخش بزرگی از درآمد از فروش غرفه تامین می شود.

باید مشخص شود با فروش چند درصد از ظرفیت نمایشگاه، پروژه به نقطه سر به سر می رسد.

اگر برای پوشش هزینه ها نیاز باشد تقریبا تمام فضای نمایشگاه فروخته شود، پروژه ریسک بالایی خواهد داشت.

هرچه مدل مالی پروژه وابستگی کمتری به فروش کامل ظرفیت داشته باشد، امکان مدیریت ریسک نیز بیشتر می شود.

8. برنامه زمان بندی را از روز افتتاح به عقب بچینید

یکی از بهترین روش های برنامه ریزی نمایشگاه، برنامه ریزی معکوس است.

ابتدا تاریخ افتتاح مشخص می شود.

بعد از همان تاریخ به عقب برمی گردیم و Deadline های اصلی را تعیین می کنیم.

در یک پروژه نمایشگاهی، کارهای اجرایی به یکدیگر وابسته هستند. تاخیر در یک تصمیم می تواند چند فعالیت دیگر را هم عقب بیندازد.

برای مثال، اگر جانمایی غرفه ها دیر نهایی شود، ممکن است طراحی، تایید غرفه گذاران، خدمات فنی و برنامه ورود تجهیزات نیز به تعویق بیفتد.

به همین دلیل Timeline فقط یک تقویم نیست؛ نقشه وابستگی کارهای پروژه است.

9. زمان مناسب را انتخاب کنید

تاریخ نمایشگاه باید با بازار هماهنگ باشد.

مواردی که باید بررسی شوند:

• نمایشگاه های رقیب
• تعطیلات
• فصل سفر
• وضعیت کاری صنعت
• تقویم بین المللی
• زمان خرید شرکت ها
• رویدادهای مهم اقتصادی
• مناسبت های تاثیرگذار

در نمایشگاه های تخصصی حتی فاصله چند هفته ای با یک رویداد بزرگ دیگر می تواند روی تصمیم شرکت ها برای حضور اثر بگذارد.

زمان مناسب باید از سه زاویه بررسی شود:

غرفه گذار، بازدیدکننده و برگزارکننده.

10. Venue را فقط براساس متراژ انتخاب نکنید

سالن مناسب باید با نیازهای واقعی نمایشگاه همخوانی داشته باشد.

موارد مهم عبارتند از:

• موقعیت جغرافیایی
• دسترسی
• حمل و نقل عمومی
• پارکینگ
• هتل
• بارگیری
• امکانات فنی
• برق
• اینترنت
• امنیت
• فضای جلسات
• سالن کنفرانس
• امکان توسعه نمایشگاه در دوره های بعد

برای نمایشگاهی که تجهیزات صنعتی بزرگ دارد، مسیر ورود و خروج کالا ممکن است به اندازه متراژ سالن اهمیت داشته باشد.

برای نمایشگاه بین المللی، دسترسی به فرودگاه و هتل ها نیز اهمیت بیشتری پیدا می کند.

11. وضعیت مجوز را زود مشخص کنید

مجوز نباید به هفته های پایانی پروژه موکول شود.

نوع نمایشگاه، محل برگزاری، حوزه فعالیت و ابعاد پروژه می توانند روی مجوزهای مورد نیاز تاثیر بگذارند.

در ابتدای پروژه مشخص کنید:

• چه مجوزهایی لازم است؟
• مرجع مربوط کدام است؟
• چه مدارکی نیاز دارد؟
• بررسی پرونده چقدر طول می کشد؟
• چه الزامات اجرایی وجود دارد؟

موضوع مجوز به دلیل امکان تغییر مقررات باید همیشه از منابع رسمی و به روز بررسی شود.

12. تیم برگزاری را براساس مسئولیت طراحی کنید

تعداد افراد مهم نیست؛ مشخص بودن مسئولیت مهم است.

حوزه های اصلی می توانند شامل این موارد باشند:

• مدیریت پروژه
• فروش
• بازاریابی
• روابط عمومی
• غرفه گذاران
• اسپانسرها
• عملیات
• امور فنی
• مالی
• بین الملل
• ثبت نام
• خدمات بازدیدکننده

این فهرست فقط بخشی از وظایف برگزار کننده نمایشگاه را پوشش می دهد؛ مسئولیت های برگزارکننده از مرحله برنامه ریزی و هماهنگی تا اجرا، کنترل و ارزیابی پس از رویداد ادامه دارد.

برای هر فعالیت سه موضوع باید روشن باشد:

مسئول چه کسی است؟

Deadline چه زمانی است؟

خروجی قابل قبول چیست؟

اگر این سه مورد مشخص نباشند، معمولا مشکلات پروژه در هفته های آخر ظاهر می شوند.

13. جذب غرفه گذار را مانند فروش حرفه ای مدیریت کنید

یکی از اشتباهات رایج نمایشگاه ها این است که فروش غرفه را فقط به ارسال یک فایل معرفی محدود می کنند.

فروش غرفه نیاز به فرآیند دارد.

ابتدا بازار را دسته بندی کنید:

• شرکت های بزرگ
• شرکت های متوسط
• برندهای جدید
• شرکت های خارجی
• نمایندگان
• مجموعه های مکمل صنعت

سپس برای هر گروه پیشنهاد مناسب طراحی کنید.

برند بزرگ ممکن است به موقعیت غرفه و برندینگ اهمیت دهد.

شرکت جدید ممکن است بیشتر به قیمت حساس باشد.

شرکت خارجی ممکن است به خدمات ورود به بازار و جلسات تجاری نیاز داشته باشد.

فروش موفق زمانی اتفاق می افتد که پیشنهاد با نیاز شرکت هماهنگ شود.

14. فقط غرفه نفروشید؛ نتیجه بفروشید

زمان مذاکره به جای تمرکز روی این جمله:

«غرفه 24 متری داریم.»

به این سوال پاسخ دهید:

«این حضور چه ارزشی برای شرکت ایجاد می کند؟»

ممکن است ارزش حضور شامل موارد زیر باشد:

• ملاقات با مشتریان جدید
• پیدا کردن توزیع کننده
• معرفی محصول
• ورود به بازار جدید
• ملاقات با مدیران خرید
• ایجاد لید
• توسعه برند

هرچه پاسخ دقیق تر باشد، فروش حرفه ای تر خواهد شد.

15. اسپانسرینگ را از فروش لوگو جدا کنید

اسپانسر زمانی حاضر به پرداخت بودجه است که فرصت مناسبی برای دستیابی به هدف تجاری یا برندینگ خود ببیند.

یک پکیج اسپانسرینگ حرفه ای می تواند شامل:

• نامگذاری یک بخش
• حضور در محتوای نمایشگاه
• سخنرانی
• فضای ویژه
• تبلیغات محیطی
• جلسات اختصاصی
• برندینگ دیجیتال
• برنامه VIP

باشد.

پکیج ها بهتر است براساس ارزش طراحی شوند، نه صرفا تعداد لوگو.

16. بازاریابی نمایشگاه باید زودتر از چیزی که فکر می کنید شروع شود

بازاریابی نمایشگاه فقط تبلیغات دو هفته قبل از افتتاح نیست.

بازاریابی از زمانی شروع می شود که نمایشگاه می خواهد جایگاه خود را در ذهن بازار بسازد.

کانال های مختلف می توانند شامل:

• شبکه های اجتماعی
• گوگل
• ایمیل مارکتینگ
• رسانه های تخصصی
• روابط عمومی
• انجمن های صنعتی
• همکاری با غرفه گذاران
• بازاریابی مستقیم
• محتوای تخصصی

باشند.

اما مهم تر از کانال، مخاطب است.

یک تبلیغ خوب برای مخاطب اشتباه، بودجه سوخته است.

17. غرفه گذاران را وارد فرایند جذب بازدیدکننده کنید

غرفه گذار فقط مشتری برگزارکننده نیست؛ می تواند یکی از کانال های تبلیغاتی نمایشگاه نیز باشد.

می توان برای شرکت ها ابزارهایی آماده کرد مانند:

• لینک دعوت اختصاصی
• قالب استوری
• بنر شبکه اجتماعی
• ایمیل آماده
• دعوتنامه
• کد ثبت نام

اگر ده ها یا صدها شرکت حاضر در نمایشگاه هر کدام بخشی از مشتریان خود را دعوت کنند، یک شبکه تبلیغاتی قدرتمند ایجاد می شود.

18. کیفیت بازدیدکننده را جدی بگیرید

در نمایشگاه تخصصی، تعداد بالا همیشه نشانه موفقیت نیست.

فرض کنید غرفه گذاران به دنبال:

• مدیر خرید
• مدیرعامل
• توزیع کننده
• واردکننده
• پیمانکار
• متخصص فنی

هستند.

در این صورت باید بخش مهمی از کمپین روی همین افراد متمرکز شود.

حتی می توان برای گروه های بسیار مهم برنامه دعوت اختصاصی طراحی کرد.

این موضوع به خصوص برای نمایشگاه های B2B اهمیت زیادی دارد.

19. برای جلسات تجاری برنامه داشته باشید

یکی از راه های افزایش ارزش نمایشگاه، کمک به ایجاد ملاقات های هدفمند است.

به جای اینکه همه چیز به شانس واگذار شود، می توان پیش از نمایشگاه شرکت ها و خریداران را شناسایی کرد و جلسات مرتبط را برنامه ریزی کرد.

برای مثال، یک تولیدکننده ممکن است به دنبال توزیع کننده یا خریدار تخصصی باشد.

اگر برگزارکننده بتواند این نیاز را با طرف مناسب تطبیق دهد، ارزش حضور در نمایشگاه افزایش پیدا می کند.

گاهی یک جلسه تجاری مناسب می تواند برای یک شرکت ارزش بیشتری از صدها بازدید عمومی داشته باشد.

20. نقشه نمایشگاه را براساس رفتار مخاطب طراحی کنید

جانمایی غرفه ها مستقیما روی حرکت بازدیدکنندگان اثر می گذارد.

مسائل مهم عبارتند از:

• ورودی
• خروجی
• مسیرهای پرتردد
• برندهای بزرگ
• سالن کنفرانس
• محل استراحت
• خدمات
• جلسات
• غرفه های ویژه

اشتباه در طراحی می تواند باعث شود یک بخش نمایشگاه شلوغ و بخش دیگر تقریبا خالی بماند.

Floor Plan باید هم اقتصادی باشد و هم تجربه مخاطب را در نظر بگیرد.

21. تجربه بازدیدکننده را قبل از ورود او طراحی کنید

تجربه مخاطب از در ورودی شروع نمی شود.

از زمانی شروع می شود که برای اولین بار نام نمایشگاه را می بیند.

مسیر می تواند چنین باشد:

آشنایی → سایت → ثبت نام → دریافت اطلاعات → ورود → پیدا کردن غرفه → ملاقات → خروج → ارتباط بعد از نمایشگاه

در هر مرحله باید اصطکاک را کاهش دهید.

اگر ثبت نام طولانی باشد، بخشی از کاربران منصرف می شوند.

اگر نقشه ضعیف باشد، بازدیدکننده غرفه مورد نظرش را پیدا نمی کند.

اگر ورودی کند باشد، اولین تجربه او منفی خواهد شد.

22. روزهای پایانی زمان برنامه ریزی نیستند

در هفته آخر نباید هنوز درباره مسائل اساسی تصمیم گرفته شود.

در این زمان باید بیشتر کارها تایید شده باشند و تیم روی کنترل تمرکز کند.

چک کنید:

• پلان
• غرفه ها
• برق
• اینترنت
• ثبت نام
• کارت ها
• تابلوها
• نیروها
• امنیت
• برنامه افتتاح
• سالن های جانبی
• سیستم صوتی
• ارتباط تیم

هر مورد باید مسئول مشخص داشته باشد.

23. برای روز اجرا Run of Show داشته باشید

Run of Show یک برنامه زمانی دقیق برای روزهای برگزاری است.

برای مثال:

08:00 ورود نیروها
08:30 کنترل سالن
09:00 پذیرش مهمانان
09:30 باز شدن ورودی
10:00 افتتاحیه
11:00 نشست خبری
13:00 برنامه B2B

در کنار هر فعالیت باید مسئول مشخص شود.

وجود چنین برنامه ای در روزهای شلوغ نمایشگاه می تواند از تماس ها و هماهنگی های غیرضروری جلوگیری کند.

24. نمایشگاه را در لحظه مدیریت کنید

روز افتتاح پایان برنامه ریزی نیست.

باید عملکرد نمایشگاه در لحظه بررسی شود.

موارد مهم:

• تعداد ورود
• صف ها
• ازدحام
• مشکلات غرفه ها
• تجهیزات
• برنامه سالن ها
• جلسات
• بازخورد کاربران

اگر در روز اول مشکلی دیده شد، تا پایان نمایشگاه صبر نکنید.

بعضی مشکلات را می توان همان روز اصلاح کرد.

25. برای بحران ها از قبل سناریو داشته باشید

هیچ پروژه بزرگی بدون ریسک نیست.

ریسک ها می توانند شامل:

• قطعی برق
• اختلال اینترنت
• ازدحام
• مشکل امنیتی
• لغو حضور یک شرکت مهم
• خرابی تجهیزات
• تاخیر
• بحران رسانه ای
• حادثه
• شرایط اضطراری

باشند.

برای هر ریسک مهم مشخص کنید:

احتمال آن چقدر است؟

شدت تاثیر آن چقدر است؟

چه کسی مسئول واکنش است؟

Plan B چیست؟

26. KPI را قبل از افتتاح مشخص کنید

بعد از پایان نمایشگاه نباید تازه تصمیم بگیرید چه چیزی را اندازه گیری کنید.

شاخص ها باید قبل از شروع مشخص باشند.

KPI غرفه گذاران

• تعداد شرکت ها
• متراژ فروخته شده
• رضایت غرفه گذار
• نرخ تمدید حضور

KPI بازدیدکنندگان

• تعداد ثبت نام
• تعداد ورود واقعی
• کیفیت مخاطبان
• رضایت بازدیدکننده

KPI تجاری

• تعداد لید
• تعداد جلسات B2B
• درآمد
• هزینه
• بازگشت سرمایه

KPI بازاریابی

• ورودی سایت
• ثبت نام
• هزینه جذب
• پوشش رسانه ای
• عملکرد شبکه های اجتماعی

نکته مهم این است که تعداد بازدیدکننده فقط یکی از معیارهاست.

نمایشگاهی با بازدید کمتر اما مخاطبان باکیفیت تر می تواند از نظر تجاری بسیار موفق تر از نمایشگاهی با جمعیت زیاد و مخاطبان غیرمرتبط باشد.

27. بعد از نمایشگاه سریع گزارش تهیه کنید

با پایان نمایشگاه، داده ها هنوز تازه هستند.

همان زمان بهترین فرصت برای جمع بندی است.

یک گزارش خوب می تواند شامل:

• آمار غرفه گذاران
• آمار بازدید
• داده های B2B
• عملکرد تبلیغات
• پوشش رسانه ای
• درآمد و هزینه
• اسپانسرها
• نظرسنجی
• مشکلات
• پیشنهادهای دوره بعد

باشد.

گزارش فقط برای ارائه به مدیران نیست.

این سند حافظه دوره بعد نمایشگاه است.

28. دوره بعد از همان روز پایان نمایشگاه شروع می شود

یکی از تفاوت های برگزارکننده حرفه ای با برگزارکننده مقطعی این است که ارتباط با بازار بعد از نمایشگاه قطع نمی شود.

بعد از رویداد می توان:

• برای غرفه گذاران پیام تشکر ارسال کرد.
• نظرسنجی انجام داد.
• نتایج را اعلام کرد.
• تصاویر و ویدئوها را منتشر کرد.
• لیدها را پیگیری کرد.
• اطلاعات دوره بعد را ثبت کرد.
• مذاکرات تمدید حضور را آغاز کرد.

شرکت هایی که تجربه خوبی داشته اند، بهترین مشتریان دوره بعد هستند.

مهم ترین اشتباهات در برگزاری نمایشگاه

شروع پروژه بدون تحقیقات بازار

ایده جذاب لزوما بازار جذاب ایجاد نمی کند.

رزرو سالن قبل از بررسی مدل اقتصادی

سالن بزرگ زمانی مزیت است که بتوان آن را با مشارکت کنندگان مناسب پر کرد.

تمرکز صرف بر تعداد بازدیدکننده

در بسیاری از نمایشگاه های تخصصی، کیفیت مخاطب از تعداد او مهم تر است.

آغاز دیرهنگام فروش غرفه

فروش نیاز به زمان، مذاکره و پیگیری دارد.

شروع دیرهنگام تبلیغات

اعتماد بازار در چند روز ساخته نمی شود.

قیمت گذاری بدون محاسبه

قیمت باید با هزینه، ارزش ارائه شده و شرایط بازار هماهنگ باشد.

نبود KPI

چیزی که اندازه گیری نمی شود، به سختی قابل بهبود است.

نبود مسئول مشخص

کاری که مسئول مشخصی ندارد، ممکن است در میان تیم فراموش شود.

نداشتن برنامه بحران

مشکل زمانی جدی تر می شود که تیم نداند چه کسی باید تصمیم بگیرد و قدم بعدی چیست.

آیا می توان برگزاری نمایشگاه را بدون شرکت برگزارکننده انجام داد؟

از نظر فنی، بله.

اما هرچه پروژه بزرگ تر و تخصصی تر شود، هماهنگی آن پیچیده تر خواهد شد.

سوال اصلی این نیست که:

«آیا می توانیم خودمان انجام دهیم؟»

سوال بهتر این است:

«هزینه، زمان و ریسک مدیریت مستقل این پروژه چقدر است؟»

یک نمایشگاه تخصصی ممکن است همزمان به فروش، بازاریابی، امور فنی، روابط عمومی، امور بین الملل، طراحی، عملیات، مالی و مدیریت مشارکت کنندگان نیاز داشته باشد.

در چنین شرایطی همکاری با یک شرکت برگزار کننده نمایشگاه می تواند ساختار مشخص تری برای مدیریت پروژه ایجاد کند.

برای انتخاب شرکت برگزار کننده نمایشگاه به چه چیزهایی توجه کنیم؟

قبل از همکاری موارد زیر را بررسی کنید:

• تجربه مرتبط
• سوابق اجرایی
• شناخت صنعت
• توان جذب مشارکت کننده
• شبکه ارتباطات تجاری
• توان بازاریابی
• تیم اجرایی
• مدیریت مالی
• گزارش دهی
• مدیریت بحران

برگزارکننده خوب صرفا پیمانکار روز اجرا نیست.

باید بتواند از مرحله طراحی و برنامه ریزی تا اجرا و ارزیابی کنار پروژه باشد.

چک لیست کوتاه قبل از شروع نمایشگاه

اگر می خواهید بدانید پروژه آماده ورود به مرحله اجرا هست یا نه، به این سوالات پاسخ دهید:

بازار هدف مشخص است؟

فهرست غرفه گذاران بالقوه داریم؟

مخاطب دقیق نمایشگاه را می شناسیم؟

رقبا بررسی شده اند؟

هدف قابل اندازه گیری داریم؟

بودجه مشخص است؟

نقطه سر به سر محاسبه شده؟

محل مناسب بررسی شده؟

وضعیت مجوز مشخص است؟

Timeline داریم؟

مسئولیت اعضای تیم مشخص شده؟

برنامه فروش غرفه وجود دارد؟

برنامه جذب بازدیدکننده داریم؟

KPI تعیین شده؟

اگر پاسخ تعداد زیادی از این سوالات «نه» است، بهتر است قبل از ورود به هزینه های اصلی، پروژه کامل تر طراحی شود.

سوالات متداول درباره برگزاری نمایشگاه

برای برگزاری نمایشگاه از کجا شروع کنیم؟

شروع درست از تحقیقات بازار است. ابتدا مشخص کنید چه شرکت هایی می توانند غرفه گذار باشند، مخاطب نمایشگاه چه کسی است، چه رقبایی وجود دارند و چه مزیتی می توانید ایجاد کنید. بعد از آن بودجه، زمان، مکان و برنامه اجرایی را طراحی کنید.

مراحل اصلی برگزاری نمایشگاه چیست؟

مراحل اصلی شامل تحقیقات بازار، تعیین هدف، برنامه ریزی، بودجه بندی، انتخاب زمان و مکان، اخذ مجوز، جذب غرفه گذار، اسپانسرینگ، تبلیغات، جذب بازدیدکننده، اجرای نمایشگاه و ارزیابی نتایج است.

مهم ترین بخش برگزاری نمایشگاه چیست؟

یک مرحله به تنهایی مهم ترین نیست، اما شناخت صحیح بازار پایه بسیاری از تصمیم های دیگر است. اگر بازار، غرفه گذار و مخاطب درست انتخاب نشوند، اجرای خوب نیز نمی تواند مشکل اصلی پروژه را برطرف کند.

هزینه برگزاری نمایشگاه چگونه محاسبه می شود؟

هزینه به محل، متراژ، مدت برگزاری، تجهیزات، تبلیغات، نیروی انسانی، خدمات فنی، طراحی و بسیاری از عوامل دیگر بستگی دارد. برای هر پروژه باید بودجه اختصاصی تهیه شود.

چقدر قبل از نمایشگاه باید برنامه ریزی را شروع کرد؟

بسته به اندازه و نوع رویداد، برنامه ریزی ممکن است از چند ماه تا بیش از یک سال قبل آغاز شود. هرچه نمایشگاه بزرگ تر، تخصصی تر یا بین المللی تر باشد، زمان بیشتری برای فروش، تبلیغات، مجوز و هماهنگی های اجرایی نیاز خواهد داشت.

چگونه غرفه گذار جذب کنیم؟

ابتدا شرکت های مناسب را دسته بندی کنید و به جای فروش صرف متراژ غرفه، ارزش تجاری حضور در نمایشگاه را توضیح دهید. کیفیت بازدیدکنندگان، فرصت جلسات تجاری و برنامه بازاریابی از بخش های مهم پیشنهاد همکاری هستند.

چگونه بازدیدکننده بیشتری برای نمایشگاه جذب کنیم؟

ابتدا باید پروفایل مخاطب هدف مشخص شود. سپس می توان از ترکیبی از تبلیغات دیجیتال، رسانه های تخصصی، روابط عمومی، دعوت مستقیم، انجمن های صنفی، ایمیل و شبکه مشارکت کنندگان استفاده کرد.

بعد از پایان نمایشگاه چه کاری باید انجام داد؟

نتایج را اندازه گیری کنید، نظرسنجی انجام دهید، گزارش تهیه کنید، اطلاعات غرفه گذاران و بازدیدکنندگان را تحلیل کنید، لیدها را پیگیری کنید و فرآیند برنامه ریزی برای دوره بعد را آغاز کنید.

جمع بندی؛ نمایشگاه خوب قبل از افتتاح ساخته می شود

اگر بخواهیم صفر تا صد برگزاری نمایشگاه را در یک جمله خلاصه کنیم:

نمایشگاه موفق نتیجه کنار هم قرار گرفتن بازار مناسب، غرفه گذار مناسب، مخاطب مناسب و اجرای منظم است.

سالن زیبا، تبلیغات زیاد یا تعداد بالای غرفه به تنهایی موفقیت را تضمین نمی کنند.

نمایشگاه زمانی ارزشمند می شود که برای افراد حاضر در آن نتیجه ایجاد کند.

غرفه گذار باید احساس کند حضورش ارزش داشته است.

بازدیدکننده باید اطلاعات، ارتباط یا فرصت مورد نظرش را پیدا کند.

اسپانسر باید بازده مشخصی ببیند.

و برگزارکننده باید بتواند با استفاده از داده های همان دوره، نمایشگاه بعدی را بهتر برگزار کند.

به همین دلیل، فرآیند برگزاری نمایشگاه از روز افتتاح شروع نمی شود و با خاموش شدن چراغ های سالن نیز تمام نمی شود.

این یک چرخه است؛ چرخه ای که با شناخت بازار آغاز می شود، با اجرای حرفه ای به اوج می رسد و با تحلیل داده ها دوباره وارد مرحله برنامه ریزی می شود.