برای انتخاب شرکت برگزار کننده نمایشگاه باید پنج موضوع اصلی را بررسی کرد: تجربه مرتبط با پروژه شما، توان اجرایی واقعی، شفافیت در هزینه ها، ساختار مشخص مدیریت پروژه و وجود یک مسئول پاسخگو از ابتدا تا پایان نمایشگاه. علاوه بر این، بررسی نمونه پروژه های مشابه، نحوه استفاده از پیمانکاران و کیفیت ارتباط تیمی می تواند از انتخاب اشتباه جلوگیری کند.
فهرست مطالب
شرکت برگزار کننده نمایشگاه چه کاری انجام می دهد؟
انتخاب برگزارکننده فقط انتخاب شرکتی نیست که بتواند یک نمایشگاه را در روز مقرر اجرا کند.بلکه مجموعه ای که انتخاب می کنید باید بتواند مراحل مختلف پروژه را از برنامه ریزی تا هماهنگی تامین کنندگان و اجرای نهایی در کنار یکدیگر مدیریت کند.
به همین دلیل، برای پیدا کردن بهترین شرکت برگزار کننده نمایشگاه نباید فقط به ظاهر نمونه کارها یا قیمت پیشنهادی توجه کرد؛ بلکه باید از خودمان بپرسیم: آیا این شرکت تجربه، تیم و ساختار لازم برای مدیریت نمایشگاه ما را دارد؟
در ادامه مهم ترین معیارهای انتخاب شرکت برگزار کننده نمایشگاه را بررسی می کنیم.
دامنه مسئولیت برگزارکننده به نوع و ابعاد پروژه بستگی دارد، اما می تواند بخش هایی مانند این موارد را نیز شامل شود:
- برنامه ریزی و مدیریت پروژه
- بررسی و انتخاب محل برگزاری
- طراحی ساختار اجرایی نمایشگاه
- هماهنگی طراحی و آماده سازی فضا
- مدیریت تامین کنندگان
- هماهنگی خدمات فنی و تجهیزات
- برنامه ریزی نیروی اجرایی
- مدیریت امور مشارکت کنندگان
- هماهنگی تبلیغات و بازاریابی
- برنامه ریزی عملیات روزهای نمایشگاه
- کنترل برنامه اجرایی
- مدیریت مسائل و تغییرات احتمالی در زمان اجرا
بنابراین هنگام انتخاب یک شرکت برگزار کننده نمایشگاه باید قبل از هر چیز مشخص کنید چه خدماتی از آن مجموعه انتظار دارید.
عبارت کلی «برگزاری کامل نمایشگاه» کافی نیست. دامنه پروژه باید دقیق مشخص کند کدام فعالیت ها بر عهده برگزارکننده و کدام فعالیت ها بر عهده کارفرما یا سایر پیمانکاران است.
اگر می خواهید قبل از انتخاب برگزارکننده با کل فرآیند پروژه آشنا شوید، راهنمای صفر تا صد برگزاری نمایشگاه مراحل کار را از ایده و برنامه ریزی تا اجرا و ارزیابی به صورت کامل توضیح می دهد.
7 معیار مهم برای انتخاب شرکت برگزار کننده نمایشگاه
1. تجربه مرتبط را بررسی کنید، نه فقط تعداد پروژه ها
اولین معیار در انتخاب برگزار کننده نمایشگاه سابقه کاری است؛ توجه داشته باشید که تعداد پروژه ها به تنهایی اطلاعات کافی در اختیار شما قرار نمی دهد.
پس بهتر است پروژه هایی را پیدا کنید که از نظر:
- نوع نمایشگاه
- صنعت
- مقیاس
- تعداد مشارکت کنندگان
- نوع مخاطبان
- پیچیدگی اجرایی
به پروژه شما نزدیک باشند.
برای مثال، شرکتی ممکن است تعداد زیادی رویداد عمومی برگزار کرده باشد اما تجربه محدودی در نمایشگاه های تخصصی B2B داشته باشد.
بنابراین به جای اینکه فقط بپرسید:
«چند نمایشگاه برگزار کرده اید؟»
بپرسید:
«چه پروژه ای شبیه نمایشگاه ما اجرا کرده اید و مسئولیت دقیق شما در آن پروژه چه بوده است؟»
این سوال یکی از بهترین روش ها برای تشخیص تجربه واقعی از یک پورتفولیو پرحجم است.
2. مشخص کنید چه خدماتی داخل شرکت انجام می شود و چه خدماتی بیرون شرکت انجام می شود
یکی از معیارهایی که معمولا هنگام انتخاب شرکت برگزار کننده نمایشگاه نادیده گرفته می شود، ساختار واقعی اجرای پروژه است.
تمام شرکت ها همه خدمات را با تیم داخلی انجام نمی دهند.
ممکن است بخش هایی مانند:
- طراحی
- ساخت
- تجهیزات
- تبلیغات
- چاپ
- خدمات فنی
- نیروی اجرایی
- ثبت نام
- پذیرایی
به پیمانکاران دیگر سپرده شوند.
برون سپاری لزوما نقطه ضعف نیست. آنچه اهمیت دارد شفافیت و مدیریت پیمانکاران است.
قبل از قرارداد بپرسید:
کدام خدمات توسط تیم خودتان انجام می شود؟
کدام خدمات برون سپاری می شود؟
پیمانکاران را چه کسی انتخاب و کنترل می کند؟
مسئول کیفیت خروجی نهایی چه کسی است؟
در صورت ایجاد مشکل، چه کسی پاسخگو خواهد بود؟
شرکت برگزارکننده باید حتی برای بخش هایی که مستقیما اجرا نمی کند، سازوکار مشخصی برای مدیریت کیفیت داشته باشد.
3. ببینید شرکت واقعیت اجرایی پروژه را می شناسد یا فقط ایده ارائه می دهد
یکی از مهم ترین ویژگی های شرکت برگزار کننده نمایشگاه توان تبدیل ایده به یک برنامه قابل اجراست.
ارائه ایده های جذاب نسبتا آسان است اما چالش واقعی زمانی شروع می شود که همان ایده باید با محدودیت های سالن، زمان، بودجه، زیرساخت، نیروی انسانی و الزامات اجرایی هماهنگ شود.
در جلسه اول بررسی کنید آیا برگزارکننده درباره موضوعاتی مثل اینها سوال می پرسد:
- زمان بندی پروژه
- ظرفیت محل برگزاری
- نیازهای فنی
- نحوه ورود تجهیزات
- تعداد مشارکت کنندگان
- نیاز غرفه گذاران
- محدودیت های بودجه
- الزامات اجرایی
- ددلاین های اصلی
شرکت حرفه ای فقط درباره اینکه «چه چیزی زیبا خواهد بود» صحبت نمی کند؛ باید بتواند توضیح دهد چگونه قرار است آن را اجرا کند.
4. پیشنهاد مالی باید شفاف باشد
در انتخاب برگزارکننده، مقایسه قیمت اجتناب ناپذیر است؛ اما فقط مقایسه عدد نهایی می تواند گمراه کننده باشد.
فرض کنید یک شرکت قیمت پایین تری پیشنهاد می کند، اما بعدا مشخص می شود هزینه بعضی خدمات در پروپوزال لحاظ نشده است.
در مقابل، پیشنهاد گران تر ممکن است دامنه کامل تری داشته باشد.
برای مقایسه درست باید بدانید بودجه در چه بخش هایی مصرف می شود.
برای مثال:
- مدیریت پروژه
- طراحی
- عملیات اجرایی
- نیروی انسانی
- تجهیزات
- خدمات فنی
- تبلیغات
- تولید
- حمل و نقل
- تامین کنندگان
همچنین مشخص کنید:
چه چیزهایی داخل قیمت هستند؟
چه چیزهایی داخل قیمت نیستند؟
در چه شرایطی مبلغ قرارداد تغییر می کند؟
اگر دامنه تغییر کند، افزایش هزینه چگونه محاسبه خواهد شد؟
شفافیت مالی یکی از معیارهای مهم در نحوه انتخاب شرکت برگزار کننده نمایشگاه است.
5. مدیر پروژه شما باید از ابتدا مشخص باشد
این سوال را حتما قبل از قرارداد بپرسید:
«مدیر پروژه نمایشگاه ما چه کسی است؟»
ممکن است جلسه فروش را مدیر یا یکی از اعضای ارشد شرکت برگزار کند، اما بعد از امضای قرارداد پروژه به فرد دیگری تحویل داده شود.
البته این اتفاق لزوما مشکل نیست، به شرط آنکه از ابتدا بدانید چه کسی مسئول پروژه خواهد بود.
بهتر است یک فرد مشخص مسئول هماهنگی اصلی باشد و تغییرات، تصمیم ها و درخواست ها از یک مسیر واحد عبور کنند.
همچنین بپرسید:
- مدیر پروژه چه تجربه ای دارد؟
- چند پروژه دیگر را همزمان مدیریت می کند؟
- آیا در جلسات اصلی حضور خواهد داشت؟
- آیا در روزهای نمایشگاه نیز در محل خواهد بود؟
- در غیاب او چه کسی مسئول است؟
6. فقط به نمونه کار اکتفا نکنید
پرتفولیو برای شروع بررسی مفید است، اما تمام واقعیت اجرای پروژه را نشان نمی دهد.
تصاویر معمولا نتیجه نهایی را نمایش می دهند.
در آنها نمی بینید:
- پروژه چقدر با تاخیر مواجه شده است.
- هزینه نهایی چقدر با بودجه اولیه تفاوت داشته است.
- ارتباط تیم چگونه بوده است.
- مشکلات اجرایی چطور مدیریت شده اند.
- کارفرما از همکاری با تیم راضی بوده یا خیر.
اگر پروژه شما مهم است، از شرکت بخواهید یک مشتری قبلی با پروژه مشابه معرفی کند.
سوال هایی مثل این می توانند اطلاعات ارزشمندی بدهند:
آیا پروژه طبق برنامه اجرا شد؟
تیم چقدر پاسخگو بود؟
در هنگام بروز مشکل چگونه عمل کردند؟
آیا هزینه غیرمنتظره زیادی ایجاد شد؟
آیا دوباره با این شرکت همکاری می کنید؟
رفرنس واقعی می تواند تصویر دقیق تری از کیفیت شرکت نسبت به چند عکس حرفه ای ارائه دهد.
7. بررسی کنید پیشنهاد واقعا برای نمایشگاه شما طراحی شده باشد
یکی از مهم ترین معیارها برای انتخاب بهترین شرکت برگزار کننده نمایشگاه این است که راهکار ارائه شده چقدر اختصاصی است.
اگر شرکت هنوز درباره اهداف، مخاطبان، بازار، بودجه و شرایط پروژه اطلاعات کافی ندارد اما بلافاصله یک راهکار کامل پیشنهاد می دهد، باید کمی محتاط باشید.
برگزارکننده حرفه ای قبل از ارائه راه حل سوال می پرسد.
برای مثال:
- هدف اصلی نمایشگاه چیست؟
- مخاطبان چه کسانی هستند؟
- چه شرکت هایی باید جذب شوند؟
- چه تعداد مشارکت کننده پیش بینی شده؟
- بودجه پروژه چقدر است؟
- چه خدماتی مورد نیاز است؟
- محدودیت اصلی پروژه چیست؟
- موفقیت نمایشگاه چگونه سنجیده می شود؟
قبل از قرارداد با شرکت برگزار کننده نمایشگاه چه سوالاتی بپرسیم؟
جلسه اول نباید فقط جلسه نمایش پرتفولیو باشد.
از این فرصت برای شناخت مدل کاری شرکت استفاده کنید.
این سوال ها می توانند مفید باشند:
مدیر پروژه ما چه کسی خواهد بود؟
مشخص کنید بعد از قرارداد با چه کسی در ارتباط خواهید بود.
چه خدماتی داخل شرکت انجام می دهید و چه خدماتی را برون سپاری می کنید؟
این سوال ساختار واقعی اجرای پروژه را مشخص می کند.
آیا نمونه ای شبیه نمایشگاه ما دارید؟
به دنبال شباهت واقعی پروژه باشید، نه صرفا یک پروژه بزرگ.
آیا می توانیم با یکی از مشتریان قبلی شما صحبت کنیم؟
رفرنس یکی از بهترین ابزارهای ارزیابی قبل از قرارداد است.
در صورت ایجاد مشکل برای یکی از تامین کنندگان چه اتفاقی می افتد؟
پاسخ این سوال بخشی از توان مدیریت بحران شرکت را نشان می دهد.
پیشنهاد مالی شما چگونه تفکیک می شود؟
باید مشخص باشد هزینه هر بخش چیست.
اگر دامنه پروژه تغییر کند چه اتفاقی می افتد؟
نحوه تایید تغییرات، اصلاح تایم لاین و تغییر قیمت باید روشن باشد.
یک نکته مهم: به نحوه برخورد شرکت با مشکل توجه کنید
نمونه کار خوب نشان می دهد یک شرکت چه چیزی ساخته است.
اما نحوه برخورد با مشکل نشان می دهد چطور کار می کند.
تقریبا هیچ پروژه نمایشگاهی بزرگی بدون تغییر یا مسئله پیش بینی نشده اجرا نمی شود.
ممکن است:
- تامین کننده تاخیر کند.
- برنامه تغییر کند.
- یکی از مشارکت کنندگان درخواست جدیدی داشته باشد.
- بخشی از تجهیزات با مشکل مواجه شود.
- شرایط اجرایی تغییر کند.
بنابراین از برگزارکننده نپرسید فقط:
«آیا تاکنون مشکل داشته اید؟»
سوال بهتر این است:
«یک مشکل واقعی در یکی از پروژه های قبلی چه بوده و چگونه آن را مدیریت کردید؟»
پاسخ به این سوال می تواند بسیار بیشتر از یک ارائه درباره بلوغ اجرایی شرکت اطلاعات بدهد.
چک لیست انتخاب شرکت برگزار کننده نمایشگاه
قبل از تصمیم نهایی این موارد را بررسی کنید:
- پروژه مشابه دارد؟
- مسئول مستقیم پروژه مشخص است؟
- دامنه خدمات شفاف است؟
- خدمات برون سپاری شده مشخص هستند؟
- پروپوزال مالی تفکیک شده است؟
- هزینه های خارج از قرارداد مشخص هستند؟
- تایم لاین ارائه شده است؟
- مسئولیت تامین کنندگان مشخص است؟
- رفرنس قابل بررسی دارد؟
- درباره هدف و مخاطب نمایشگاه سوال کرده است؟
- برای تغییرات پروژه فرآیند مشخص دارد؟
- نحوه مدیریت مشکلات اجرایی مشخص است؟
سخن پایانی
انتخاب شرکت برگزارکننده نمایشگاه تصمیمی است که بهتر است فقط بر اساس قیمت یا چند تصویر از نمونه‌کارها گرفته نشود. تجربه مرتبط، توان اجرایی، شفافیت خدمات و هزینه‌ها و نحوه مدیریت پروژه، همگی در نتیجه نهایی نمایشگاه تأثیر دارند.
برای اینکه این انتخاب برای شما ساده‌تر و دقیق‌تر شود، می‌توانید پیش از تصمیم نهایی، معیارهای گفته‌شده در این راهنما را در کنار شرایط و نیازهای پروژه خود قرار دهید و گزینه‌های مختلف را با یکدیگر مقایسه کنید. در نهایت، برگزارکننده مناسب شرکتی است که بتواند متناسب با اهداف، مخاطبان و شرایط واقعی پروژه شما، یک مسیر اجرایی روشن و قابل اتکا ارائه دهد.
اگر برای پروژه نمایشگاهی خود چند گزینه را بررسی می‌کنید، می‌توانید قبل از تصمیم نهایی، اهداف، دامنه خدمات، زمان‌بندی و چالش‌های اجرایی پروژه را با تیم دکوپاژ مرور کنید. این گفت‌وگو کمک می‌کند مشخص شود چه نوع همکاری، چه سطحی از خدمات و چه ساختاری برای پروژه شما مناسب‌تر است.
